Global computer network. Hi-res digitally generated image.
 
مع تطور وكبر حجم المؤسسات والمنظمات والشركات ، مما أدى إلى كثرة الاجراءات اليومية ، والمعاملات ، والتقارير الصادرة والواردة ، وزيادة عدد الأيدي العاملة ، فكان لزاماً ان يُبحث عن حلول ، لإيجاد نظام متكامل يستطيع إدارة هذه الموارد ، بشكل يساعد على سهولة اتخاذ القرار في أقل وقت ممكن .
 
لذلك ظهر فيما يعرف باسم ” نظم المعلومات ” ، وتتكون دورة حياة نظم المعلومات من :
المدخلات ( بيانات أو مواد خام ):
فتكون المدخلات عبارة عن بيانات مثل أرقام الموظفين ، اسماء الموظفين ، أرقام الهواتف ، عناوين السكن ، الأرقام الوظيفية ، كل شيء يتعلق بالبيانات التي يمكن إدخالها داخل النظام ، وأيضاً المواد الخام تعتبر نوع من أنواع المدخلات ، وذلك عندما نتحدث عن نظم المعلومات داخل المصانع وماشابه ذلك .
 
عملية المعالجة :
يقصد بعملية المعالجة : اتخاذ الإجراءات المناسبة للبيانات وذلك حسب التعليمات ، ويتم اتخاذ الإجراءات المناسبة إما عن طريق نظام إلكتروني ، أو نظام يدوي ، كلاً حسب النظام الذي يعمل به .
 
المخرجات ( معلومات أو منتجات ) :
بعد عملية المدخلات والمعالجة ، تأتي عملية المخرجات ، حيث يتم إخراج المنتج أو التقارير من أجل اتخاذ القرار كما يجب وكما يتطلبه العمل ، وأيضا المعايير المتفق عليها داخل النظام .
التغذية العكسية( feedback) :
يقصد بالتغذية العكسية هي الملاحظات على المخرجات ، والمُرجعات أيضا في حالة عدم تطابق الشروط حسب المتفق عليها ، فتعود لكي يتم إدخالها من جديد وإجراء عملية المعالجه ثم إخراجها بالشكل المطلوب ، والهدف الأساسي من هذه العملية هو تحسين المنتج بما يتناسب مع رغبات العملاء ، أو هو تحسين أداء عمل المؤسسة الإداري والدقة في إنتاج التقارير وإدارة البيانات بالشكل المطلوب .
 
لذلك نستطيع هنا تعريف نظم المعلومات بأنها :
نظام متكامل يتم به توظيف الأيدي العاملة والتقنيات الحديثة لإدخال البيانات والمواد الخام لمعالجتها بدقة وإخراجها بالشكل المطلوب ، لاتخاذ القرارات المناسبة .
عندما أصبحت تقنيات تكنولوجيا المعلومات تتطور بشكل مستمر ، وأصبحت قادرة على معالجة العمليات الإداريه ، واتخاذ القرار المناسب ، فلذلك تركزت البحوث من أجل تطوير عمل المنظمات والمؤسسات حول هذا الأمر ، لسان حالها يقول ” لماذا لا نوظف هذه التقنيات بما يخدم عمل المنظمات والمؤسسات ؟ ” .
لذلك تصنف نظم المعلومات على النحو الآتي:
 
نظم معلومات مكتبية
 
هو نظام المعلومات الذي يستخدم الأجهزة والبرمجيات والشبكات لتعزيز تدفق العمل وتسهيل الاتصالات بين الموظفين. او نستطيع القول بأنه ” هو التشغيل الآلي للمكاتب ” .
 

نظم معلومات معالجة المعاملات
 
هو النظام الذي يستقبل المعاملات ليتم معالجتها ، مثل نظام القبول والتسجيل لدى الجامعات على سبيل المثال .
 
نظم المعلومات الإدارية
 
نظم المعلومات الإدارية في كثير من الأحيان تتكامل مع أنظمة معالجة المعاملات. لمعالجة أمر المبيعات، على سبيل المثال، فنظام معالجة المعاملات يسجل بيع، بتحديث رصيد حساب العميل، ويجعل الخصم من المخزون. باستخدام هذه المعلومات، يمكن لنظام إدارة المعلومات أن ينتج تقارير خلاصة أنشطة المبيعات اليومية؛ قائمة عملاء مع أرصدة الحسابات ؛ وإنشاء الرسم البياني لتقدم بيع المنتجات؛ وتسليط الضوء على بنود المخزون التي تحتاج إلى إعادة ترتيب. ويركز نظام إدارة المعلومات على توليد المعلومات للإدارة العليا ويشعرهم بأن مثلا هناك تقصير في اداء عمل الموظفين .
 

نظم دعم اتخاذ القرار
 

يعتبر هذا النوع من النظم ، من أهم النظم الذي يتوافر داخل المنظمة ، حيث أنه مسؤول عن دعم الحلول استناداً للتقارير الإدارية ، حلول مناسبة حسب نظام المعلومات المتبع داخل المنظمة .
 
الأنظمة الخبيرة
 
هي إحدى أنواع نظم المعلومات ، فهذه الأنظمة تعتبر أنظمة معلومات ذكية ، حيث يتم توظيفها في الآلات ، والروبوتات بما يخدم مصلحة المنظمة .
لذلك مقياس نجاح وفشل المنظمات ، هو نظام المعلومات التي تعمل عليه ،لأنه يشكل منظومة ناجحة هدفها الأساسي هو نجاح عمل المنظمة وزيادة ارباحها في سوق العمل.